-Srita.
Buenos días, quiero hacer una cita con el doctor Jiménez …
-Ok, entonces para mañana a las
5pm, gracias
Esto fué lo primero que llegó a hacer la niña que
se sentó hoy atrás de mi en la oficina, después se levantó de su lugar y
platicó por un buen rato… sus “compañeritos” si bien no hicieron cita con el
doctor, hablaron al banco, a la tarjeta, con la mujer, y hasta con el taller
para ver si les verificaban su coche, y esto fue después de facebookear 1 hora...
Hoy es uno de esos días raros en los que vengo
a la oficina… No sé si ya me estoy haciendo viejo, o simplemente comienzo a ver
las cosas de otra manera, el tema de manejar, pasar interminables horas en el
tráfico, perder 4 horas al día solo en desplazarse de la casa a la oficina,
simplemente ya no es para mí. Soy Contador Público y aunque no ejerzo al 100%
mi profesión, mi trabajo tiene que ver con números, tengo trabajando 14 años en
la misma empresa. Cuando comencé en el año 2000, mi primera posición era de
analista contable, es decir, trabajaba en el departamento de contabilidad
haciendo todo lo que los otros no querían hacer… una de mis primera tareas
tenía que ver con la captura de gastos de importación, y aquello era algo
interminable, mi escritorio se tapizaba (literalmente quedaba cubierto) de los
papeles y papeles y papeles. Al cabo del 1er año hablé con la agencia aduanal y
llegue a un acuerdo para que me pasaran un archivo electrónico, y mediante el
diseño (muy sencillo) de una hoja de cálculo, sólo había que validar la información
y lo que normalmente tomaba varias horas, se redujo a solo un par por mes.
La empresa para la que trabajo tiene su
corporativo en Estados Unidos, es de tecnología, y en la primera década del nuevo
milenio como muchas otras, comenzaron con una idea radical denominada como “home
office”, esto consistía en que un día a la semana, se ofrecía la oportunidad de
trabajar desde tu casa. Los planes piloto incluían la instalación de una
oficina en tu casa, en esa época las laptops no eran comunes y las que había
eran caras… Muchos sabemos que hace 12 años el internet, no es como lo
conocemos hoy… era un dial-up que era algo lento, lento como para poderse
conectar a un sistema de banco, y ni hablar de conectarse a un sistema VPN
(Virtual Private Network).
Pero aún con estos baches en el camino, yo
siempre estuve enfocado a poder tener 1 día de “home office”… Pedí mi acceso a
VPN, el token para poderme conectar, llené el cuestionario, etc… lo único que
faltó fue el OK de mi gerente en aquéllas épocas, no vale mucho la pena
mencionar lo retrograda del tipo quién falto de visión no quiso siquiera
ayudarme a comprar mi laptop (algunos contadores pecan de ser cuadrados)… sin
perder el enfoque, yo compré la laptop.
Con mucha suerte y después de varias decepciones
me pude cambiar de puesto, ahora trabajaba para un área de ventas, donde era el
financiero y quien llevaba el control de varios proyectos. Como administrativo
realmente no se tiene opción de no estar físicamente en la oficina, y ahora en
mi nueva posición, era prácticamente imposible no estar en la oficina, si antes
mi escritorio estaba tapizado de papeles, ahora con cotizaciones, alcances de
proyectos, facturas, reportes, etc... Todo era peor. En esa época mi gerente (que ahora es un muy
buen amigo) me dio las herramientas para poder hacer mi trabajo (celular,
laptop, cursos, etc). Después de algún tiempo a mi gerente le asignaron una
tarea nueva y por consecuencia a mi me toco toda la transición. Si bien con la
nueva asignación teníamos menos papeleo, el estar o no físicamente en la
oficina seguía siendo obligatorio.
En las empresas todos sabemos que nos movemos a
donde más nos conviene (yo a la primera que pude me cambié de contabilidad…) mi
jefe se movió de área y me toca a mí trabajar con la persona que lo reemplaza,
este director no estaba en la misma oficina que yo, es más ni siquiera estaba
en el mismo país, el despachaba de Santiago de Chile y yo seguía en México, DF.
Mi trabajo consistía en dar soporte a un grupo de vendedores locales, el
contacto era principalmente por correo, teléfono y/o celular. En una ocasión
recuerdo que estuve trabajando (como lo venía haciendo en los años pasados) 2
semanas y nadie… nadie se apareció en mi escritorio. Fue ese el momento que
decidí que si les podía dar servicio sin verlos, bien podía hacerlo desde mi
casa.
Al principio todo era un desorden… me levantaba
y comenzaba a trabajar en Crocs (como decía un amigo), las distracciones en casa
son muchas, varias visitas al refrigerador, el teléfono suena y no es de
trabajo, sino para hacerte una encuesta telefónica, o el cartero necesita que
le firmes, o te encargan que estés atento cuando toque el timbre el gas… Afortunadamente
mi hermano tiene una oficina y pronto decidí irme todos los días, en horario de
oficina con él… el lugar está a sólo 5kms de mi casa, es una oficina, donde al
trabajar hay silencio, hay orden, no hay refrigerador. No voy a decir que no
existe la ocasión para la plática casual de futbol, u oportunidad de hacer algo
personal. Así llevo varios años trabajando, de tenis, playera y gorra, la manera
en cómo me visto, no afecta mi capacidad para trabajar… ahora no manejo los
100kms diarios, ahorro mucho dinero en gasolina y casetas (sin mencionar los
servicios del coche); no como hamburguesas, tacos o lo que se pueda, sino que
como normalmente comida casera. Es chistoso que la gente cuando me ve y me
pregunta a que me dedico y siempre parecen sorprendidos cuando escuchan que “trabajo
desde casa”. Mi jefe esta en Buenos Aires, Argentina, el resto del equipo
estamos repartidos en Argentina, Brasil, Colombia y Estados Unidos. Todos los
días hablo con mi jefe, el chat, teléfono, celular y correo electrónico son imprescindibles
en mi día a día. Mi estilo de vida ha cambiado radicalmente, estoy más
tranquilo, incluso puedo trabajar más horas,
en un día apurado, sin problemas puedo comer en mi escritorio. El poder
trabajar remoto incluye que la persona que lo haga, sea ordenada, práctica y
responsable. No se vale salir a jugar golf y decir que estás trabajando remoto,
o de mis favoritos… “es que tengo una llamada” y toman del celular mientras
toman café en el Starbucks local… Trabajar remoto resulta en trabajar más, porque
ahora no hay pretextos de tráfico, de distancias… simplemente no hay pretexto.
Quien logra aplicar un sistema de trabajo así, vive mejor.
A la empresa esto le resulta incluso práctico…
ya que de cualquier manera ya tienen implementados los sistemas necesarios para
este tipo de actividad, las conferencias telefónicas cada día son más comunes
(incluso las video conferencias), entre más personas trabajen así, menos espacio
deben rentar, menos cajones de estacionamiento, menos dinero. Imaginen que esta
empresa se puede ahorrar un millón de dólares
anuales derivado de reducir el espacio que renta… 1 millón de dólares!!!
Como mencioné antes, este modelo no es para
todos… los niños que recién salieron de la escuela, lo siento vayan a trabajar…
el responsable del archivo ni modo que esté remoto, la encargada de las
instalaciones deberá estar en las “instalaciones”, el chofer deberá ir por lo
menos por el camión, la secretaría deberá ir a la oficina a contestar los
teléfonos. Si lo puedes hacer búscate un lugar bien iluminado, sin
distracciones, con un buen escritorio, investiga sobre algún método de GTD (get things done) y poco a poco el espacio de trabajo se
va acondicionando para poder estar 8 horas trabajando, algunas veces incluso
unas horas más…
Estás son algunas de las herramientas que yo uso para tener en orden mi trabajo remoto
evernote.com
bulletjournal.com
lifehacker.com/tag/gtd
moleskine.com
